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Cómo escribir una carta de cancelación de una conferencia

Cómo escribir una carta de cancelación de una conferencia


Conferencias Haz cancelados por una variedad de razones. Mientras que es aceptable para cancelar una conferencia, no es etiqueta apropiada para quienes planean asistir a haciendo saber el cambio. Letras de cancelación son los medios más eficaces para la difusión de la palabra que la Conferencia ha sido cancelada. El personal administrativo que recoge información de RSVP debe tener la información de contacto para aquellos que planean asistir a la Conferencia, así que pedir una lista de los nombres y direcciones de correo electrónico para que usted puede enviar una notificación de cancelación inmediatamente.

Instrucciones

•  dirección la letra a cada individuo, si se puede. Si la Conferencia es demasiado grande, que no tenga tiempo para abordar la letra a cada individuo en forma personal. Dirección en este caso, la carta a un público general. Escribir algo como "Estimados asistentes a la Conferencia" o "a quien se puede preocupación".

•  escriba que lamento informar al destinatario que la Conferencia ha sido cancelada. Escriba el nombre de la Conferencia, incluyendo la fecha y la hora que debía haber tenido lugar. La aclaración más ofrecer, mejor. Algunas personas inscribirse para asistir a varias conferencias al mismo tiempo, va a necesitar saber la Conferencia exacta que está siendo cancelada. Se puede decir que "Lamentamos informarles que la Conferencia 'Cambiando mentes empresariales,' programados para el 4 de mayo a las 14:00, se ha cancelado".

•  Apologise para las molestias. Algunas personas que después puedan haber tenido que hacer arreglos especiales y alojamiento para poder asistir a, y puede ser inconveniente para la reunión que han sido canceladas abruptamente. Decir: "Nos disculpamos sinceramente por cualquier inconveniente que este cambio puede causar."

•  informar a los destinatarios de la carta del siguiente paso. Si la Conferencia está siendo reprogramada, dígalo. Dar la hora y fecha en que la Conferencia se ha movido, con instrucción de RSVP para la nueva fecha. Si la Conferencia no va a ser reprogramado, es importante que los lectores sepan esto. Usted puede escribir "por ahora, esta Conferencia no está siendo reprogramada, pero le dejaremos saber si esto cambia".

•  proporcionar instrucciones para que las personas deben contactar con preguntas o preocupaciones. Incluir el nombre, número de teléfono, número de fax y correo electrónico del contacto apropiado.

•  firmar la carta y escribe tu nombre debajo de ella. Esto permite los destinatarios saber que la carta de cancelación realmente vino de ti y no es un engaño.