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Cómo tomar actas de reuniones efectivas

Cómo tomar actas de reuniones efectivas


El término "minutos" se refiere a un registro escrito de una reunión. Minutos que inexacto o insuficientemente transmiten lo que ocurrió durante la reunión son, básicamente, inútiles. En muchas organizaciones, son a menudo responsables secretarios para tomar minutos. Sin embargo, otros miembros del personal a veces pueden pedir para llevar a cabo esta tarea. Para evitar perder información valiosa o tener que rehacer el documento, familiarizarse con los pasos a tomar actas de reuniones eficaces.

Instrucciones

•  revisar y comprender el orden del día y los documentos relacionados, por ejemplo el Acta de una reunión anterior. Considerar el uso de un dispositivo de grabación de audio si son nuevos en la organización o desconocen en gran medida con el tema principal de discusión.

•  habla con el director antes de la reunión con el fin de determinar la profundidad apropiada de cobertura. Una transcripción literal puede ser necesaria para algunas reuniones, mientras que un resumen conciso puede ser suficiente para los demás.

•  llegar con antelación para asegurarse de que no te pierdas el comienzo de la reunión y cualquier información importante en aquel momento.

•  tome un papel y lápiz extra con usted a la reunión si usted planea escribir los minutos en un ordenador portátil, cuya potencia de la batería podría funcionar hacia fuera durante la reunión.

•  hacer un plan de asientos que incluye nombres de los asistentes se presenten. Consultar el plan durante la reunión le ayudará a mantener un seguimiento de los comentarios de los asistentes distintas. Asimismo, refiriéndose a la agenda en el debate le ayudará a estructurar su toma minutos.

•  tenga en cuenta que minutos debe ser neutral y objetivo, aunque las discusiones polémicas o disputas tienen lugar.

•  hablar con un director al final de la reunión para aclarar puntos de la discusión que usted no oír ni entender plenamente ni nombres clave.

•  organizar sus notas en minutos después de la reunión. Idealmente, usted debe hacer tan inmediatamente después, mientras que la información todavía está fresca en su mente.

•  revisar los minutos antes de circulación les. Preste especial atención a la jerga particular de la organización.